Diferencias entre una cuenta de correo real y una cuenta redireccionadora
Existen básicamente dos tipos de cuentas de correo: una cuenta real y una cuenta redireccionadora.
Cuentas de correo reales
Éstas suelen usar protocolos como POP o IMAP y son cuentas que debes revisar para poder leer el correo, éstas suelen configurarse usando un cliente de correos como Outlook o Mail (Mac) , también es posible obtener los correos de estas cuentas usando Gmail, nuestro sistema favorito de emails.
Estas cuentas son en realidad carpetas en un disco duro, carpetas que se llenan si no se extrae y borra el correo de ellas, es por eso que en la mayoría de los casos, los clientes colapsan los servidores , porque al usar métodos de correo tradicionales y sin un conocimiento aceptable del tema, dejan sin revisar miles de correos al mes, llenando el servidor y colapsando la cuenta de hosting; el uso de Gmail para estos fines es lo que siempre recomendamos ya que Gmail dispone de más de 15 GB por cada persona para almacenar los correos, entonfes, que los almacene Gmail, no nuestro servidor por el cual estamso pagando y que si colapsa, tendremos problemas con nuestra página web.
Estas cuentas se configuran en el Cpanel proviendo el nombre de la cuenta (lo que va antes de la arroba o @) y una contraseña. Para poder revisarlas debes usar un programa para leer correos , proviendo los siguientes datos:
- Nombre de usuario (el correo que acabas de crear)
- El servidor de correo entrante (mail.tudominio)
- El puerto de entrada: 21
- El servidor de correo saliente: (mail.tudominio)
- El puerto de correo saliente: 465 / con SSL
Claro que donde dice tudominio, deberás suplantarlo por tu verdadero nombre de dominio. Parece obvio, pero créme, no lo es.
OJO Ésta configuración solamente funciona en servidores como el que usamos en Movidagrafica, si tu proveedor es otro diferente, quizás estos datos cambien.
Cuentas redireccionadoras
Estas cuentas no son reales, no existen como carpetas en el servidor, su única función es solamente reenviar el correo a otra u otras cuentas.
Una cuenta redireccionadora puede redirigir el correo a varias cuentas al mismo tiempo.
La cuenta redireccionadora se configura solamente indicando al sistema qué cuenta del dominio que controlas, redireccionará a qué cuenta, por ejemplo:
info@movidagrafica.co redirecciona a rafael@movidagrafica.co
¿Cómo usar estos dos tipos de cuentas?
En Movidagrafica siempre recomendamos trabajar de la siguiente manera; supongamos que nuestro dominio es movidagrafica.co (imagina que en vez de ser nuestro dominio es el tuyo, lo de movidagrafica es solo un ejemplo), ahora bien; existen 3 personas reales que revisarán correo en la organización, éstos son:
- Michael, que es el gerente de proyectos
- Francis que es la gerente administrativa
- Rafael que es el gerente general
En movidagrafica creamos las siguientes cuentas REALES:
- michael@movidagrafica.co para Michael
- francis@movidagrafica.co para Francis
- rafael@movidagrafica.co para Rafael
Éstas son cuentas reales y las hemos configurado usando nuestro Gmail, entonces cada uno de nosotros usa su Gmail para revisar estas cuentas. Hasta aquí todo es sencillo y claro.
Sin embargo es práctica común en las empresas el separar el rol de la persona , ya que Michael no será siempre gerente de proyectos, francis no será siempre gerente administrativa y rafael no será siempre el gerente general… entonces las cuentas de rol, son redireccionadores, de manera tal que en el futuro puedan cambiarse, entonces hemos creado las siguientes cuentas redireccionadoras:
- info@movidagrafica.co redirecciona a todos los tres.
- administracion@movidagrafica.co redirecciona a francis@movidagrafica
- proyectos@movidagrafica.co redirecciona a michael@movidagrafica.co
- hospedaje@movidagrafica.co redirecciona a rafael@movidagrafica.co
- soporte@movidagrafica.co redirecciona a michael@movidagrafica.co y a rafael@movidagrafica.co
Utilizando una combinación de ambas técnicas logramos tener una red de correos eficiente y sencilla.